YWAY STAY
Mehr Überblick für deinen Hotelalltag.
Reservierungen, Zimmerstatus, Rechnungen und Belege an einem Ort. YWAY Stay hilft dir, tägliche Abläufe zu koordinieren und offene Beträge im Blick zu behalten.
Ein digitaler Arbeitsplatz für
FUNKTIONEN
Hotelabläufe, klar geordnet.
Vom Check-in bis zum Beleg: die wichtigsten Aufgaben für Rezeption und Hotelteam in einer Arbeitsumgebung.
Reservierungen & Zimmerkalender
Der 14-Tage-Kalender zeigt Aufenthalte je Zimmer. Suche nach Gast, E-Mail, Referenz oder Zimmer; erfasse Reisedaten, Gäste und Verpflegung; prüfe den Preis und ordne Zimmer automatisch oder gezielt zu. Check-in, Check-out, No-Show und Stornierung sowie bereits erfasste Zahlungen und offene Beträge bleiben nachvollziehbar.
Zimmer, Preise & Housekeeping
Pflege Zimmerkategorien, Kapazitäten, einzelne Zimmer, Grundpreise und Tarifpläne. Passe Preise für ausgewählte Nächte an; bestätigte Buchungen behalten ihren Preis. Der Zimmerstatus zeigt sauber, zu reinigen, kontrolliert oder außer Betrieb. Frühstück lässt sich in Tarifen verwalten, für den Tag planen und bei Hausgästen separat erfassen.
Rechnungen & Steuern
Erstelle Rechnungen zu Aufenthalten mit eigenen Positionen und einer Vorschau von Netto, Umsatzsteuer und Brutto. Eine konfigurierte Beherbergungssteuer kann gezielt berücksichtigt werden. Rechnungen lassen sich ansehen und drucken; Stornobeleg und Ersatzrechnung bleiben mit dem Original verknüpft.
Ausgaben, Belege & OCR
Erfasse Lieferant, Belegnummer, Datum, Fälligkeit, Kategorie, Steuersatz, Beträge und Zahlungsstatus. Belege als PDF, PNG oder JPEG bis 10 MB anhängen; Korrekturen werden mit Begründung protokolliert. Die Browser-OCR nutzt derzeit deutsche Sprachdaten, schlägt Angaben aus einem Foto oder bis zu fünf gescannten Seiten vor und läuft auf diesem Gerät. Prüfe die Vorschläge vor dem Speichern. Ausgabenberichte lassen sich als CSV exportieren.
Berichte, Team & Einstellungen
Vier Berichte zeigen Belegung und Verfügbarkeit, Check-outs mit offenen Beträgen, Reservierungen nach Status und Quelle sowie neue und wiederkehrende Gäste. Richte Mitarbeitendenkonten für dein Hotel ein und sperre Zugänge bei Bedarf. Hotelname, Stadt, Zeitzone, Buchungsbedingungen und Direktbuchungen verwaltest du in den Einstellungen; Änderungen erscheinen im Aktivitätsprotokoll.
Direktbuchung & Schnittstellen
Wenn freigegeben, können Gäste auf der Buchungsseite Verfügbarkeit und Gesamtpreis prüfen und eine Reservierung bestätigen. Die Seite ist auf Deutsch und Englisch verfügbar. Eine hotelspezifische API stellt Verfügbarkeitsabfrage und Reservierungsannahme für weitere Integrationen bereit.
WICHTIGER HINWEIS
Was YWAY Stay leistet – und was noch nicht.
Zahlungen: YWAY Stay dokumentiert bereits erhaltene Zahlungen, zieht aber kein Geld ein und belastet keine Karten. Direktbuchungen werden vor Ort bezahlt; eine E-Mail-Bestätigung ist im aktuellen Pilot noch nicht aktiviert.
Vertriebskanäle: Die Channex-Anbindung ist vorbereitet, aber noch nicht mit einem Live-Konto verbunden. Booking.com, Airbnb und Expedia werden daher aktuell nicht automatisch synchronisiert.
Buchhaltung: Der DATEV-Export erfordert ein individuell eingerichtetes ASCII-CSV-Profil. Es gibt keine direkte DATEV-Cloud-Anbindung und keinen DATEV-EXTF-Export. XRechnung/ZUGFeRD und automatische Rückerstattungen sind nicht verfügbar.
Steuerliche Angaben und die Aufteilung von Rechnungspositionen bitte vor dem Ausstellen fachlich prüfen.
